บิลเงินสดที่กิจการได้รับสามารถนำมาบันทึกค่าใช้จ่ายได้ หรือ ไม่

บิลเงินสดที่กิจการได้รับสามารถนำมาบันทึกค่าใช้จ่ายได้ หรือ ไม่

เป็นเรื่องปกติที่กิจการส่วนใหญ่มักได้เอกสารการซื้อสินค้าเป็นบิลเงินสด หรือ บางร้านก็ไม่สามารถออกบิลอะไรได้เลย ทำให้กิจการส่วนใหญ่ละเลยค่าใช้จ่ายส่วนนี้ และไม่ได้ทำการนำมาบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง แต่หารู้ไม่ ถ้าเราได้มีการทำเอกสารประกอบแนบไปด้วย ก็จะทำให้เอกสารนั้นเป็นเอกสารที่สมบูรณ์ และสามารถนำมาบันทึกค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง เอกสาร  "ใบสำคัญรับเงิน" และ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" ซึ่งเอกสารทั้ง 2 ใบนี้ เป็นเอกสารที่กรมสรรพากรผลิตออกมาเพื่อให้ผู้ประกอบการนำมาใช้ในส่วนของรายจ่ายที่ไม่มีบิล หรือ บิลไม่สมบูรณ์ เรามาดูกันว่า “ใบสำคัญรับเงิน” และ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” มีรายละเอียดอะไรบ้างที่เราควรรู้ และควรระมัดรัดวัง

ใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน เป็นเอกสารที่ใช้ในกรณีที่ผู้ขายสินค้าไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ แต่ยินยอมที่จะให้สำเนาบัตรประชาชน และ ลงลายมือชื่อ ในช่องผู้รับเงิน ส่วนรายละเอียดที่สำคัญของเอกสารเช่น ข้อมูลบริษัท รายการสินค้า จำนวนเงิน วันที่ และลายเซ็นของผู้รับเงิน และผู้จ่ายเงิน ควรมีข้อมูลเหล่านี้ให้ครบถ้วน พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชน และสลิปการโอนเงิน (ถ้ามี)

ตัวอย่าง

กิจการไปซื้อโต๊ะสำนักงานกับนายเอ ซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาออกใบเสร็จเป็นบิลเงินสด ซึ่งถือเป็นบิลที่ไม่สมบูรณ์ แต่ต้องจัดทำใบสำคัญรับเงิน ไปให้นายเอเซ็นเพิ่มนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ และนายเอยินยอมให้สำเนาบัตรประชาชน และเซ็นเอกสารให้ 

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่ใช้ในกรณีกิจการได้จ่าย ค่าสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ด แต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงิน จากผู้ขาย หรือ ให้บริการได้ ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว และมีผู้เซ็นอนุมัติ

ตัวอย่าง

นายซีได้เดินทางไปกรมสรรพากรโดยได้นั่งวินมอเตอรไซต์ 50 บาท ซึ่งจะไม่มีบิลหรือเอกสารใดๆที่จะสามารถนำมาเบิกรายจ่ายนี้ได้ นายซีต้องจัดทำ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อมาทำการเบิกกับผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการ

จะเห็นได้ว่าเอกสารทั้ง 2 ใบ "ใบสำคัญรับเงิน" และ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" เป็นเอกสารที่สำคัญที่กิจการควรมี เพราะจะทำให้กิจการสามารถเบิกรายจ่ายที่เป็นบิลไม่สมบูรณ์ หรือ บิลเงินสด ได้อย่างครบถ้วน