เงินสดย่อย ระบบที่ช่วยดูแลค่าใช้จ่ายในกิจการ

เงินสดย่อย ระบบที่ช่วยดูแลค่าใช้จ่ายในกิจการ

ในการดำเนินกิจการผู้ประกอบการควรมีการวางระบบบัญชีที่ดีเพื่อที่จะให้รายงานทางบัญชีมีความน่าเชื่อถือ ซึ่งการวางรูปแบบระบบบัญชีในกิจการแต่ละกิจการย่อยมีความแตกต่างกันไป แต่ที่ทุกกิจการควรจะมีคือ ระบบรายรับ ระบบรายจ่าย ระบบในการลงทุน การจัดหาเงิน ซึ่งระบบที่จะช่วยให้รายจ่ายเป็นระบบมากขึ้นคือ ระบบเงินสดย่อย

เงินสดย่อย

เงินสดที่เจ้าของกิจการกำหนดขึ้นมาให้พนักงานหรือผู้รับผิดชอบ ทำหน้าที่ดูเกี่ยวกับการจัดเก็บ และสำหรับการจ่ายค่าใช้จ่ายที่มียอดไม่สูงมาก โดยรายจ่ายส่วนใหญ่ที่จ่ายจากเงินสดย่อยคือ รายจ่ายที่มีความจำเป็นต้องรีบจ่ายทันที เช่น ค่ารับรอง ค่าเดินทาง ค่าขนส่ง ในการวางระบบเงินสดย่อยนั้นจะต้องมีการควบคุมภายในที่ดี โดยระบบเงินสดย่อยจะช่วยให้เจ้าของกิจการไม่ต้องทำการจ่ายค่าใช้จ่ายอยู่ตลอดเวลา กิจการไม่ต้องถือเงินสดไว้จำนวนมากๆและสามารถตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายได้สะดวกและเป็นหลักฐานเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายได้

การตั้งวงเงินสดย่อย

ควรพิจารณาจากความเหมาะสมของกิจการอาจจะเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนก็ได้ โดยในการเบิกจ่ายแต่ละครั้งควรระบุรายละเอียดค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน กลุ่มค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกจากเงินสดย่อยได้ เช่น ค่าเดินทาง ค่าพาหนะ ค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ และควรมีการตั้งวงเงินสูงสุดที่สามารถเบิกได้ชัดเจน การเบิกจ่ายจะต้องมีการรับอนุมัติ การใช้แบบฟอร์มที่เป็นระบบ มีการแนบเอกสารหลักฐานการเบิก เช่น ใบเสร็จ บิลเงินสด และควรมีการตรวจสอบ ยืนยันยอดอยู่เสมอว่าถูกต้องสมบูรณ์มั้ย โดยเอกสารที่ใช้ในระบบเงินสดย่อย จะเป็น ใบสำคัญจ่าย ใบแทนใบรับเงิน ใบเบิกเงินสดย่อย ใบสรุปเบิก เป็นต้น โดยการทำระบบเงินสดย่อย นอกจากจะช่วยให้การจ่ายเงินที่มียอดไม่มากเป็นระบบขึ้นแล้ว ยังช่วยให้กิจการสามารถดึงค่าใช้จ่ายๆ เหล่านั้นมาเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้ครบถ้วนมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

ระบบเงินสดย่อยจะแบ่งเป็น 2 ประเภท

1. แบบคงที่ โดยปกติที่นิยมใช้กันจะเป็นระบบเงินสดย่อยแบบคงที่ โดยจะมีการระบุจำนวนเงินสดไว้แน่นอน เมื่อมีการจ่ายเงินออกไป ก็จะมีการเบิกเงินมาชดเชยในส่วนที่จ่ายไป เพื่อให้จำนวนเงินในระบบเงินสดย่อยมียอดคงที่เท่าเดิม

2. แบบไม่คงที่ ระบบเงินสดย่อยแบบไม่คงที่ คือไม่มีการจำกัดวงเงิน ขึ้นอยู่กับการเบิกในแต่ละครั้ง

การดูแลควบคุมเกี่ยวกับระบบเงินสดย่อยนั้น จะต้องมีการตรวจนับเงินอยู่สม่ำเสมอเพื่อความครบถ้วน และถูกต้อง โดยมีการนำเอกสารหลักฐานทั้งหมดมารวมกันกับเงินที่เหลืออยู่ในมือ ว่าเท่ากันหรือไม่ หากไม่เท่าอาจเกิดการผิดพลาดจากการจ่ายเงิน เช่นจ่ายซ้ำ การทอนเงินเกิดหรือขาดไป ซึ่งผู้ที่จะรับผิดชอบในส่วนนี้คือผู้ที่มีหน้าที่ดูแลเงินสดย่อย โดยบันทึกไว้เป็นลูกหนี้อื่น เพื่อให้ผู้ดูแลเงินสดย่อยชดใช้เงินที่ขาดหายไปจากบัญชี