จ่ายเงินอย่างไรให้เป็นระบบ

จ่ายเงินอย่างไรให้เป็นระบบ

ระบบเงินสดย่อย คือ เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการกำหนดขึ้นไว้จ่ายค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนไม่มากนัก หรือเป็นรายจ่ายยิบย่อยของกิจการ เมื่อเกิดรายการนั้นขึ้นแล้วกิจการมีความจำเป็นที่จะต้องรีบจ่ายทันที เช่น ค่าเดินทาง ค่าไปรษณีย์ ค่าโทรศัพท์ เป็นต้น ซึ่งเงินสดย่อยนี้จะอยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของกิจการ พนักงานการบัญชี หรือ พนักงานบริษัทคนใดคนหนึ่งก็ได้ ซึ่งจะเรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย”

ซึ่งผู้รักษาเงินสดย่อย จะมีหน้าที่ดูแลเงินสดย่อยของกิจการ และเซ็นอนุมัติทุกครั้งเมื่อมาพนักงานมาเบิก พร้อมทำทะเบียนคุมค่าใช้จ่าย เพื่อจะได้ทราบว่าแต่ละสัปดาห์ หรือแต่ละเดือนมีการใช้เงินสดย่อยไปกับค่าอะไรบ้าง และยอดคงเหลือเท่าไหร่

กำหนดจำนวนวงเงินสดย่อย และ วันที่ตั้งเบิก ต้องมีระบุชัดเจนวันจะเบิกเป็น สัปดาห์ หรือ เดือน และแต่ละครั้งนั้นได้จำนวนกี่บาท ซึ่งความมากน้อยของจำนวนเงินจะขึ้นอยู่กับค่าใช้จ่ายของแต่ละกิจการ เช่น กำหนด 10,000 ต่อ สัปดาห์ และทำการเบิกทุกวันจันทร์ของสัปดาห์ เป็นต้น

ในส่วนของการทำเอกสารประกอบในการเบิกแต่ละครั้งต้องจัดทำเอกสาร “ใบเบิกเงินสดย่อย” ทุกครั้งพร้อมแนบใบเสร็จ กรณีที่ไม่มีใบเสร็จทำจัดทำ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" ประกอบด้วย

ข้อควรระวังของการถือเงินสดย่อย

1. ผู้ถือเงินสดย่อยควรแยกบัญชีส่วนตัว และ บัญชีที่ถือเงินสดย่อย เพราะถ้าไม่แยกจะทำเงินป่นกันอาจทำให้เงินไม่ตรงกับทะเบียนคุมได้

2. ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงิน ให้ประทับตรา “จ่ายแล้ว” เพื่อการป้องกันไม่ให้จ่ายรายการซ้ำได้

3. ต้องทำทะเบียนคุมให้มีการอัพเดตตลอดเวลา เพื่อไม่ให้มีการลืม หรือตกหล่นได้

เรามาดูตัวอย่างเอกสาร “เงินสดย่อย” กันดีกว่า

ระบบการจ่ายหลัก คือ ระบบที่จ่ายออกจากบัญชีของบริษัท หรือกรรมการรูดบัตรจ่ายไปก่อน และจ่ายยอดที่จำนวนเยอะ เช่นการซื้อสินค้าเข้าโกดัง การซื้อทรัพย์สินต่างๆของบริษัท กรณีที่กรรมการได้มีการควักเงินสด หรือรูดบัตรจ่ายไปก่อนต้องทำการเบิกคืน ซึ่งการเบิกคืนนั้นสามารถเบิกได้ครั้งต่อครั้ง หรือเดือนละครั้งก็ได้ แต่ละครั้งที่เบิกนั้น ทางบัญชีต้องจัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” เพื่อเป็นเอกสารประกอบการเบิกทุกครั้ง พร้อมแนบเอกสารใบเสร็จรับเงิน และ สลิปการโอน

เรามาดูตัวอย่างเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” กันเลย

จะเห็นว่า ระบบการจ่ายนั้นไม่ยุ่งยากอย่างที่คุณคิด แค่กิจการของคุณต้องมีพนักงานที่ทำหน้าที่ จัดทำเอกสาร จัดเก็บเอกสาร เพราะถ้าคุณเก็บรายจ่ายยิบย่อยนี้ได้อย่างครบถ้วนก็จะถือเป็นประโยชน์ต่อกิจการเช่นกัน